De laadpaal van de zaak
Geplaatst op: 26-10-2021, 09:44:24
Als werkgever mag u de kosten die komen kijken bij een elektrische auto van de zaak onbelast aan uw werknemers vergoeden. Daartoe behoren ook de kosten voor (het plaatsen van) een laadpaal. Het is echter heel belangrijk dat u goede afspraken maakt over hoe deze vergoeding plaatsvindt.
Als een werknemer een elektrische auto van de zaak heeft, mag u als werkgever de kosten die daarbij horen onbelast vergoeden. Dat zijn dus bijvoorbeeld de kosten van de laadpaal en van het opladen van de auto.
U mag zelfs de kosten voor een aanpassing van de meterkast in de woning van de werknemer en een meter om het verbruik te meten onbelast vergoeden. Deze kosten vallen namelijk onder de intermediaire kosten voor de auto van de zaak.
Ook de aanpassing van de meterkast
De staatssecretaris heeft al een tijdje geleden goedgekeurd dat de kosten voor de laadpaal bij de woning van de werknemer deel uitmaken van de terbeschikkingstelling van de auto van de zaak. Het gaat hierbij om de kosten van de laadpaal zelf én die van eventuele aanpassingen, zoals het plaatsen van een extra groep in de meterkast van de werknemer. Het doet er niet toe of u de kosten betaalt of ze aan de werknemer vergoedt.
Laadpaal verwerken in de aangifte
Als u een laadpaal bij de woning van de werknemer laat plaatsen is het afhankelijk van de situatie hoe u deze kosten verwerkt in de aangifte loonheffingen.
Uw werknemer rijdt per kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé met de auto van de zaak. U houdt rekening met een bijtelling. De kosten van de laadpaal zijn onderdeel van de gebruikskosten van de auto en worden door de bijtelling al in de loonheffingen meegenomen. U hoeft geen rekening te houden met een extra bedrag aan loon, ongeacht het feit of de laadpaal is meegenomen in de catalogusprijs.
De werknemer rijdt met een ter beschikking gestelde auto niet meer dan 500 kilometer privé per kalenderjaar. U houdt dus geen rekening met een bijtelling. De kosten van de laadpaal zijn geen loon voor de werknemer. Dit zijn kosten voor zakelijk gebruik.
De werknemer rijdt met zijn eigen elektrische auto. U kunt hem niet meer onbelast vergoeden dan € 0,19 per zakelijke kilometer. Dit bedrag is inclusief elektriciteit en aanpassingen in de meterkast. Wilt u hem meer vergoeden, dan is dit loon voor de werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Dit komt ten laste van de vrije ruimte in de WKR.
Verbruikte elektriciteit declareren
De goedkeuring geldt niet voor de elektriciteit om de auto op te laden. U kunt wel met de werknemer afspreken dat hij de elektriciteit die hij heeft verbruikt voor de auto van de zaak mag declareren.
In dat geval kan hij ook de kosten declareren van een meter om het feitelijke verbruik vast te kunnen stellen. Zo’n afspraak heeft geen gevolgen voor de hoogte van het loon van de werknemer en dus ook niet voor de loonheffingen.
Intermediaire kosten
De laadpaalkosten vallen dus onder de intermediaire kosten waardoor ze deel uit mogen maken van een onbelaste vaste kostenvergoeding. Hiervoor gelden dan wel de volgende voorwaarden:
- Als werkgever kunt u het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken.
- U omschrijft elke kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.
- U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
- U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.
Afspraak voor vergoeding
Het is belangrijk dat u met uw werknemer afspreekt hoe de kosten vergoed worden. Voor de aanschaf- en plaatsingskosten van de laadpaal valt de administratieve last wel mee.
Maar als de werknemer elke keer als hij zijn auto heeft opgeladen een declaratie indient, bent u daar aardig wat uurtjes zoet mee. U kunt dan beter met de werknemer afspreken dat de werknemer bijvoorbeeld eens per maand een declaratie indient.
Bron: www.rendement.nl van 8 oktober 2021